Der er rigtig mange ting der skal gå op i en højere enhed, hvis et event skal være en succes. Måske har du selv prøvet at være til et arrangement, som havde de vildeste installationer og de mest innovative ideer, men hvis du samtidig oplevede, at der var tekniske problemer under præsentationen og at der var meget lang kø til toilettet, så er det ofte de negative indtryk, som bliver hængende. Der skal rigtig mange positive indtryk til at opveje blot en enkelt fejl, og det er ikke en gang altid muligt, hvis det er en slem fejl. Den indsigt bruger vi hver gang vi skaber et event. Vi tænker meget over, at tingene skal vende rigtigt for at sikre, at vi når de definerede mål hver gang. I stedet for at starte med det kreative, starter vi med at skabe fundamentet for en god, solid og effektiv eksekvering. Først når fundamentet er i orden, bygger vi det kreative ind, hvilket sikrer en bekymringsfri eksekvering af dit event.

Bekymringsfri eksekvering i tre faser

For at gøre det nemt og simpelt for dig og for at sikre en bekymringsfri eksekvering, har vi udviklet en eventmodel, som vi tager udgangspunkt i, hver gang vi planlægger et event. Modellen er opdelt i tre faser; planlægning, eksekvering og evaluering, og de tre faser har hver et forskelligt antal underopdelinger.

Fase 1 – Planlægning

Det første skridt i den første fase kalder vi ETICS. Det er en forkortelse for; Event Target, Information and Creativity Sheet. Det er her vi forventer mest af dig, da dette punkt er helt afgørende for, hvor meget du kan give slip i resten af forløbet og hvor stor succes eventen får. Vores ETICS sikrer, at du får det hele med, så du kan læne dig tilbage og være tryg under hele processen. Ud over ETICS består planlægningsfasen af location, communication, logistics and production og DEP (Detailed Event Plan).

Et helt afgørende parameter for om et event bliver en succes, er den location man vælger at afholde arrangementet på. Stedet skal være gearet til at håndtere lige præcis den type event, som man har i tankerne. Samtidigt skal stedets udtryk, indretning, udseende og daglige brug passe med den type event, du ønsker at holde. Man kan hurtigt finde en location, men det kan tage tid at finde den perfekte location. Det klarer vi naturligvis for dig hurtigt og effektivt, da vi har kendskab til et stort antal unikke event locations i hele Norden.

Vi kommer ikke udenom, at der er meget kommunikation i planlægningsfasen af et event. Der skal inviteres gæster, registreres gæster, sendes remindere ud, bygges hjemmesider og meget mere, blot for at kommunikere med de gæster, man ønsker til eventen. Ud over det, er der kommunikationen til kollegaer, leverandører, personale osv. Alt dette skal naturligvis struktureres og håndteres på en hurtig og effektiv måde, men også her kan Eventers være til stor hjælp.

Som beskrevet tidligere bliver et event sjældent en succes, hvis ikke der er 100% styr på logistik og produktion. Vi sørger for at producere og levere alle de elementer der skal bruges til eventen. De mest almindelige elementer er:

  • Lyd og Lys
  • Forplejning
  • Beklædning
  • Møbler
  • Artister
  • Værtinder

Når der er styr på alt det praktiske, er det tid til at lave en detaljeret eventplan. Det betyder, at alt bliver timet og tilrettelagt i mindste detalje, hvilket gør det muligt for alle de involverede at følge med under selve eksekveringen. I eventplanen indgår alle elementer i en detaljeret timeline.

Fase 2 – Eksekvering

Den anden fase er selve eksekveringen. Denne fase består af setup, execution og harvest.

Opsætningen af en event kan tage alt fra et par timer til flere dage. Det afhænger af størrelsen og indholdet af eventen. Vores dygtige eventplanlæggere, håndværkere, scene- og lydfolk får opsætningen til at gå op i en højere enhed, så alt er klar til dry run i god tid inden, I skal til at modtage gæsterne.

Når dørene åbnes og gæsterne begynder at ankomme, så er det SHOWTIME og her skal alting køre perfekt, så du og dine kollegaer kan være der for gæsterne og fokusere 100% på at nå de mål I har for eventen. Det betyder med andre ord, at det er tid til at høste frugterne af det, vi har sået. Vi hjælper dig, så du får skabt de relationer og indsamlet alle de informationer, du ønsker dig. Vi har fastlagt et mål og her fokuserer vi på at hjælpe dig med at nå det. Det gælder også efter lyset er slukket og gæsterne har forladt location – der er nemlig stadig en del der skal gøres for at høste hele udbyttet af eventen.

Fase 3 – Evaluering

Når et event er eksekveret, gælder det om ikke at hvile på succesen. Alle elementer i eventen skal evalueres for at sikre en endnu større succes ved det næste event. I evalueringsfasen kommer vi med vores input, hvis I ønsker det, og vi stiller de helt rigtige spørgsmål, så alle vinkler i processen, eksekveringen og udbyttet bliver set.

Har du planer om en reception, konference, seminar, firmafest eller et andet kundearrangement? Eller har du brug for inspiration til, hvordan din virksomhed kan skabe værdifulde oplevelser såvel internt for medarbejdere, som eksternt for kunder? Så kommer vi meget gerne med vores input.

Kontakt os for at høre mere om:

  • Youtubes 10 års fødselsdag
  • Think 2015 with Google
  • Google house
  • Google ved Presidents Club, Copenhagen Summit

og meget mere…